关于行政事业单位资产管理信息系统实施的几点思考(2011年4月第9卷第1期)
2011年5月12日 10时41分41秒

关于行政事业单位资产管理信息系统实施的几点思考

 

王万成

 

(ma.18luck.vin-石家庄信息工程职业学院 河北石家庄 050081

 

摘 要:行政事业单位资产管理信息系统的实施是加强行政事业单位国有资产管理的一项重要内容。

关键词: 行政事业单位;资产管理;信息系统;实施

中图分类号:F123.17   文献标识码:A     文章编号:JL01-0200201101-0081-03

 

 

一、行政事业单位资产管理信息系统实施的背景

行政事业单位国有资产是指由行政事业单位占有、使用的,依法确认为国家所有、能以货币计量的各种经济资源的总和。行政事业单位的资产分布在非生产领域,其作用是保证各项事业能顺利开展,保证整个社会正常运转,支持经营性国有资产的营运。行政事业单位资产使用不以盈利为目的,它只能以服务为根本目的。使用过程是一个非生产性消费过程,它在使用过程中的消耗要依靠经营性国有资产的收益和各种财政预算给以补偿。

多年来,由于行政事业单位国有资产的特殊性,行政事业单位国有资产在管理上也出现了诸多问题。

1.由于资产管理和预算管理、政府采购管理没有有效结合,导致行政事业单位资产配置苦乐不均现象严重。有的单位资产超编、超标现象严重。而有的单位办公资源严重部不足,租房办公,增加财政负担,造成国有资产浪费。行政事业单位购建资产的资金来源主要是通过财政拨款、上级部门调剂补助和相关收费来筹措。重购置、轻管理现象普遍存在,使用单位很少考虑资产的实际使用效果和日常维护上的费用成本,甚至随意购置,用完不管。

2.个别单位(例如:市直单位)认为自己使用的资产是省里拨款建设的,资产不归市里管,不接受管理监督,造成资产收益的体外循环,成为国有资产流失的“漏斗”。

3.房产出租出借管理混乱,有些单位出租出借行为不规范,随意性大,出租由少数人负责,出租方式不公开,不按合同收交导致贱租现象发生,出租收益自收自用,随意性强,甚至有舞弊现象发生。

4.资产基础工作失真,部分单位家底不清,帐实不符,管理混乱。甚至有的单位,资产管理部门和财务部门常年不对账,数据出现“两张皮”,各干各的工作,大量残次的固定资产不进项报废处理,有的的资产去向部明,空挂帐现象严重,资产数据严重不真实。

为了规范和加强行政单位、事业单位国有资产管理,维护国有资产安全及完整,合理配置国有资产,提高国有资产使用效益,保障行政单位履行职能,保障和促进各项公共事业健康发展,建立适应社会主义市场经济和公共财政要求的行政事业单位国有资产管理体制,行政事业单位国有资产管理改革成为当务之急。行政事业单位资产管理信息系统的实施是加强行政事业单位国有资产管理的一项重要内容。

二、行政事业单位资产管理信息系统的科学性

(一)实施资产管理信息系统目的明确

1.实现资产管理信息动态化。信息系统以2007年资产清查数据为基础,建立资产动态数据库,随时掌握各行政事业单位资产占有使用及增减变动情况;二是通过信息系统查询分析,为预算管理、绩效评价和资产优化配置等提供决策支持。

2.实现资产业务的规范化、流程化、网络化。一是财政及主管部门对行政事业单位资产形成、资产处置的申报审批业务,实现系统网络式流程控制与过程监督;二是全方位满足行政事业单位内部的资产管理日常工作需要。

3.为实现五个结合奠定基础。资产管理系统的建成,通过与外界系统数据交换,为资产管理与预算管理、财务管理、政府采购、集中支付及投资评审相结合打下良好的基础。

(二)信息系统操作流程科学合理

1.资产管理信息系统(以久其软件为例),操作流程从系统初始到系统功能共有十项,恰恰体现了对事业单位资产从入口到出口各个环节的管理,便于财政部门和主管部门及时、全面掌握国有资产总体状况,避免:前清后乱,从而为资产管理和预算管理相结合提供更多的信息支持,对整合事业资源,实现事业资产共享、共用和优化配置创造条件。   

1)系统初始菜单里面,有使用(管理部门)、使用人员、存放地点三项需填信息,而这三项也是资产配置里卡片内容的其中项目,三个项目的填写,指明了资产使用部门人员和存放地,避免了资产用完四处存放、无人管里的现象,即明确了责任,也防止了资产的不明流失。

2)在资产配置菜单里面,共有12类资产卡片,涵盖了行政事业资产的全部内容,在资产管理人员使用系统管理资产时,能够更加直接、灵活、全面,能够宏观的管理单位内的所有资产,除图书文物及陈列品和家具用具及其它类两钟资产卡片里的内容可以合并录入在其所属卡片里外,其它资产必须是一件或是一个资产对准一张卡片,而不能合并录入,这种要求使资产分的更加详细、清楚明了,给以后的资产处置也提供了方便。这部分内容是信息系统软件的重中之重,也是最基础的部分,是后面所有操作流程的前提。

3)卡片的正确录入是卡片查询的前提的条件,在卡片查询功能里,有18项可选择输入的内容,可谓是查询口径,查询方式灵活多样,可根据需要在查询时输入,能较迅速的找到要查找的资产的全部信息,便于评估、外部使用和处置。

4)在会计业务处理中,记账时常常会出现一些差错,比如在当时少计或是多计了某项资产的价值,这些差错在事后才发现,除了需要调整账簿外,在卡片中登记的资产也需要调整,内部使用功能恰恰解决了此问题,通过对该笔资产所属卡片的操作,使原来的卡片变成了修改后的正确卡片。虽然此时,资产汇总查询里得出的资产余额与会计固定资产明细帐中的余额出现了不一致现象,但是在后面资产帐表功能里的资产总账查询里,查询出来的金额与固定资产明细帐中的余额是一致的。值得一提的是,资产的批量变动,不能对资产的价值进行变动,变动项目只有7项内容。在盘点功能里,通过对资产的盘点,可以找出盘点的资产与入账的资产之间有哪些不一致,以便以后做盘亏、盘盈处理。卡片的拆分主要使用于可以合并录入的两类资产,如:家具用具及其它类、图书文物及陈列品,合并录入的资产里面,如其中部分报废或是处置,就需要对卡片进行拆分,将报废和处置的资产从里面拆分出来,在进行处理。资产领用针对已入库没有使用的资产。资产回收入库针对以前使用而现在不用的资产,操作起来相对简单。在内部使用过程中,资产的领用、盘点、计提折旧都有独立的业务单据支持。

5)在外部使用功能里,有资产出租、出借、对外投资、担保和土地房屋使用等5大项,每一种情况有一张表格,例如:出租表里的承租单位和合同协议金额,出借表里的借用单位和出借收益等都是必填项目,便于上级主管单位和本单位详细了解资产的使用情况,有利于提高资产的使用效率,有利于维护自产的安全完整。同时,按照办法要求与资产评估业务紧密关联,从而实现资产有偿使用时,评估、上报、审批、登记、收益的整个业务流程的管理。

6)在资产处置功能里,有资产报废(报损)、资产出售(出让、转让)、货币性资产损失核销登记单三种情况,这几种情况的操作流程相对有些复杂(以离线操作为例),通过导入离线审批参数、导出离线文件、导入审批结果文件等程序,完成对资产的处置。处置的资产卡片将是一个有红色标识的卡片。

7)收益管理功能里,有收益登记和收益上缴等要填制的表格,体现了对收益管理的全过程,有助于主管部门对下属单位收益的监管,以及“收支两条线”的执行情况,避免了“小金库”的发生。

2.就其资产管理系统提供了3个预警功能(流程预警、时间预警、指标预警),帮助资产管理人员及时的掌握所辖部门或单位存在的资产管理违规异常情况,做到及时发现问题,避免资产流失。

3.行政事业单位资产管理信息系统(就其软件为例),该系统数据兼容性更加突出,主要体现在资产卡片的系统初始上。能够无缝的导入清查数据库;对于其他系统的资产卡片数据,通过提供数据导入模板利用中间库导入功能,能都将任何系统的卡片数据初始到久其资产系统中。正是有这种功能,建立资产管理动态信息系统时导入了06的清查资产卡片,大大简化了输录资产的工作量,也保证了数据的一致性,避免了工作中错误的发生。

4.行政事业单位资产管理信息系统,其业务内容围绕资产全生命周期,覆盖资产的形成,使用、处置、评估和收益管理环节,通过对卡片管理和条码管理功能形成资产档案,通过对系统各项业务登记能实现日常业务管理,形成资产管理台账;通过数据交换中心实现资产业务的申报和备案,严格按照有关科学管理单位内部国有资产,维护和保障事业单位国有资产的安全和完整。

建立资产管理信息系统,信息系统管理人员应有较高的财务知识水平和软件操作能力,资产管理部门与财务部门应协调一致,更需要单位领导的重视和主管单位的大力监管,这样才能发挥其更大的作用。

实践证明资产管理信息系统的实施,是加强对行政事业资产管理的一种较为有效的方法。只有改善事业单位国有资产利用效率低下以及资产流失严重等问题,才能更加适应国家节约财政支出的要求,以有限的财力发挥最大的效益,为人民造福。

 

供稿:编辑部



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